Marek Priban: “Projektmanagement ist eine ernste Angelegenheit. Wir haben aber trotzdem jede Menge Spaß dabei.”

Interview nicht nur über Projekte

Marek Přibáň ist der Teamleiter der Projektmanager. Zusammen mit seinem Team kümmert er sich darum, dass alle Projekte pünktlich, mit angemessenem Ressourceneinsatz und vor allem in Ackee-Qualität über die Bühne gehen.

In diesem Interview schauen wir gemeinsam hinter die Kulissen unserer größten Projekte – und Marek verrät uns, wie agile Entwicklung auch aus der Sicht eines Kunden funktioniert.

Du bist seit mehr als sieben Jahren bei Ackee tätig. Wie hat sich der Job des Projektmanagers in dieser Zeit verändert?

Als ich anfing, wurden die meisten Projekte auf der Grundlage eines Werkvertrags abgewickelt. Die Lieferung des Produkts erfolgte zu einem Festpreis. Wir haben Änderungswünsche berücksichtigt, und das meiste wurde nach dem Wasserfallprinzip abgewickelt, bei dem die einzelnen Teile nacheinander kamen und die vorherigen Teile immer im Voraus vereinbart werden mussten.

Jetzt sind wir dazu übergegangen, auf Basis eines allgemeinen Vertrags über das Erbringen von Dienstleistungen und die iterative Entwicklung zu arbeiten.

Es geht also hauptsächlich um einen agilen Ansatz bei der App-Entwicklung?

Agile Entwicklung und alles, was damit zusammenhängt, gibt es schon seit langem. Was sich geändert hat, ist eher, dass die Kunden dies ebenfalls wollen. Es geht nicht mehr darum, dass wir vorsichtig vorschlagen, ein Produkt im agilen Modus zu entwickeln, weil sich die Anforderungen wahrscheinlich ständig ändern werden und das Produkt schrittweise geliefert und auf der Grundlage des Nutzerfeedbacks verbessert wird – ein ähnlicher Ansatz wird auf Kundenseite bereits verfolgt.

Heute wollen Kunden von sich aus agil vorgehen, auch wenn das oft nicht so funktioniert, dass ein MVP veröffentlicht wird. Die Anforderungen des Kunden an ein Mindestprodukt, das einen Wert hat, sind oft zu hoch. Das bedeutet nicht, dass wir alle 14 Wochen eine neue Version aus der Anfangsphase heraus veröffentlichen und sie nach und nach an den Nutzern testen. Am Anfang erstellen wir ein Produkt mit vielen Funktionen, das wir dann unter die Leute bringen und in regelmäßigen Abständen verbessern.

Wie viele Projekte hast du schon hinter dir?

Das sind einige. Wenn ich die kleineren App-Projekte mitzähle, sind es etwa 33.

Gibt es darunter eines, das eine echte Herausforderung war?

Auf jeden Fall Tapito, denn es war eines der ersten größeren Projekte, das wir bei Ackee durchgeführt haben. In den sechs Monaten, in denen wir ein MVP mit einer Android-App entwickelt haben, gab es mindestens sechs Backend-Microservices, die Server-Administration... Und es war auch das erste Projekt, bei dem wir uns mit Machine Learning beschäftigt haben.

Wir haben Leseempfehlungen für die User erstellt, basierend auf dem, was sie bisher gelesen haben. Aber wir haben für sie noch eine Menge anderer Dinge außerhalb ihrer bisherigen Erfahrung hinzugefügt, damit die User nicht immer wieder Ähnliches zu lesen bekommen.

Schon in der Einführungsphase waren dafür Tausende von Stunden nötig, die sich nach und nach zu Zehntausenden von Stunden summierten. Danach ging es das Projekt in die kontinuierliche Entwicklung und Betreuung über, also ein Langzeitprojekt für mich. Als dann mehr und mehr dieser Großprojekte hinzukamen, die viel Zeit in Anspruch nehmen, ist die Gesamtzahl der Projekte gesunken.

Wie viele Projekte hast du in Hochzeiten gleichzeitig geleitet?

Wahrscheinlich neun. Es waren nicht neun gleich aktive Projekte. Es gab natürlich auch solche, die "nur" Support benötigen und an denen wir etwa zwei bis dreimal pro Monat arbeiten. Aber auch solche Aufgaben benötigen Aufmerksamkeit und damit Arbeitszeit. Deshalb ist das recht herausfordernd.

Jetzt geht die Zahl der Projekte zurück und ich bin wieder bei vernünftigen Zahlen.

Bist du als Teamleiter bei Ackee für alle Projekte verantwortlich?

Ich bin weniger für alle Projekte verantwortlich, sondern versuche, Bedingungen zu schaffen, die es jedem ermöglichen, seine Projekte erfolgreich voranzubringen. Das bedeutet, dass ich mit meinem Team bespreche, was wir tun können, wenn sich jemand überlastet fühlt. Ob wir zum Beispiel Projekte auf andere Projektleiter übertragen, ihm oder ihr vorübergehend bei einem Projekt helfen oder neue Projektleiter einstellen.

Ich sorge hauptsächlich dafür, dass wir alle Projekte bewältigen und pünktlich Feierabend machen können. Ich bin also für das Team insgesamt verantwortlich.

Dabei versuche ich eine Atmosphäre zu schaffen, die den Projektleitern vermittelt, dass sie sich bei Problemen immer an mich wenden können. Ich mische mich nicht aktiv in ihre Projekte ein, es sei denn, jemand bittet mich darum. Meine Aufgabe ist es, über Probleme informiert zu werden, damit wir sie gemeinsam lösen können.

Wer bestimmt, wie das Projekt geleitet wird?

Wir überlassen es unseren Leuten, wie sie das Projekt leiten. Wir haben verschiedene Modelle, mit denen wir während der Entwicklungszeit arbeiten können, und jedes Projekt braucht etwas anderes. Es gibt keine strikten Vorgaben, dass wir alle Projekte auf die gleiche Weise leiten müssen – das ergäbe keinen Sinn. Am Ende würden die Projekte darunter leiden. Wir passen unsere Vorgehensweise je nach Kunde und Projekt an. Dann wissen wir, dass es bestmöglich laufen wird.

Wie funktioniert die Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten?

Erstes Kriterium ist, ob die Person noch Kapazitäten hat. Danach betrachte ich die Erfahrung mit ähnlichen Projekten und den technologischen Schwierigkeitsgrad. Natürlich berücksichtige ich auch die Wünsche der Leute.

Gleichzeitig versuche ich sicherzustellen, dass sie nicht nur Projekte aus ein und derselben Branche haben. Es ist großartig, wenn sie andere Projektmanager aufgrund ihrer Erfahrung beraten können. Aber wir wollen nicht, dass der Fintech-Experte nur noch Fintech-Projekte bekommt. Das kann schnell langweilig werden.

Ich gelte als Logistikexperte, weil ich an HOPI gearbeitet habe, aber das war wirklich mein einziges Logistikprojekt :D

Die Arbeit eines Projektmanagers bringt eine Menge Verantwortung mit sich. Hast du Tipps, wie man mögliche Probleme umschiffen kann?

Auf keinen Fall die Kommunikation vernachlässigen! Sowohl innerhalb des Teams als auch mit dem Kunden. Es ist wirklich wichtig, allen ein möglichst realistisches Bild vom Projektstatus zu vermitteln. Sollte es zu einer Verzögerung kommen, ist es wichtig zu erklären, warum diese aufgetreten ist und wie man sie zukünftig vermeiden kann.

Was die Verantwortung angeht, so werden unsere Projekte in erster Linie von einem Projektmanager geleitet. Es gibt aber auch immer eine Beziehung zum Kunden auf der Managementebene – d.h. Martin, Dominik, Josef. Einer von ihnen ist sozusagen der Garant für das Projekt und wir als Projektleiter berichten ihm regelmäßig den aktuellen Stand. Gleichzeitig kann der Kunde sie direkt kontaktieren. Es gibt auf jeden Fall eine Form der Kommunikation, so dass wir alle wissen, dass nach Plan läuft.

Du kommunizierst also direkt auf drei Ebenen?

Ganz genau. Bei größeren Projekten wie Flashsport und FlashNews kommunizieren wir in der Regel auch mit den Projektmanagern auf der anderen Seite oder auf der Ebene der Direktoren oder des Senior Managements des jeweiligen Unternehmens. Das ist zum Beispiel die Kommunikationsstruktur, die wir mit Livesport haben, wo die Projektmanager mit ihren Produktverantwortlichen kommunizieren und gleichzeitig habe ich etwa einmal im Monat ein Feedback-Gespräch mit ihrem Produktleiter und anderen Managern über den Ablauf der Entwicklung, langfristige Ziele, Zusammenhänge und ähnliche Dinge, die die Produkte erfüllen sollen. Das Projekt läuft ja bereits seit mehreren Jahren. Gleichzeitig gibt es einen direkten Draht zwischen unserem Management und dem von Livesport.

Wie stark bist du in den Prozess der App-Entwicklung hinsichtlich der Funktionalität eingebunden?

Eine der ersten Rollen, für die der Projektmanager verantwortlich ist, ist der Product Owner Proxy oder der interne Product Owner dieses Teams. Das bedeutet, dass wir gemeinsam mit dem Kunden definieren, wie sich das Produkt verhalten soll und warum es ggf. NICHT das haben soll, was der Kunde verlangt. Wir erklären, dass es notwendig ist, das Produkt aus der Perspektive der Zielgruppe zu bewerten und nicht auf Grundlage der Gefühle des Kunden. Denn die meisten von ihnen planen die App nicht auf sich selbst zugeschnitten.

Und was ist mit den anderen Rollen?

Die zweite Rolle des Projektmanagers ist, die Entwicklung zu organisieren und die Fristen zu überwachen. Und es gibt noch einen weiteren Aspekt. Da wir die großen, langfristigen Projekte agil entwickeln, fungieren wir auch als Scrum-Master. Wir beobachten das Team und weisen auf Dinge hin, die anders besser funktionieren und den Prozess der Produktentwicklung optimieren könnten. Ob das etwas Größeres ist, wie ein zusätzlicher Schritt zur Iteration oder kleinere Dinge wie die Gestaltung einzelner Teile dieser Iterationen. Zum Beispiel könnten wir die Retrospective innerhalb des Sprints so gestalten, dass sie mehr Spaß macht.

Wir kümmern uns nicht nur darum, was (nicht) gut funktioniert, sondern auch um eine Lösungsmöglichkeit. Dafür setzen wir unter anderem auch das Tool Parabol ein. Wenn man ein Produkt anderthalb Jahre lang entwickelt, verändert sich der Prozess zumindest ein bisschen und jede Veränderung oder jeder Impuls bringt etwas Gutes.

Du hast Scrum und andere Trends erwähnt. Gibt es aktuelle Trends im Bereich Projektmanagement?

Ich denke, es geht eher um bessere Tools für die Arbeit mit Daten. In der Regel gibt es Tools, mit denen man verwalten kann, welche Arbeiten erledigt werden müssen und wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen. Dafür verwenden wir Redmine. Aber es gibt auch viele andere Tools wie Jira, Asana usw.

Dazu kommen Rechnungen und Zahlungen, die man für die Projekte bekommt. Gleichzeitig kann man weitere Ausgaben haben, die berücksichtigt werden müssen. Das alles zu integrieren und diese Tools zu nutzen, um Antworten auf finanzielle Fragen zu erhalten - das ist das Thema, mit dem wir uns gerade beschäftigen: Business Intelligence über Projekte und das Unternehmen. Wir wollen möglichst viel wissen über die Maßnahmen des Projekts, das wir liefern. Alles ist miteinander verwoben. Und das ist etwas, worin wir ständig besser werden wollen.

Wie stehst du zur Führung von Teams über große Entfernungen jetzt, nachdem du ein Jahr lang hauptsächlich vom Home Office aus gearbeitet hast?

Für mich ist es mehr oder weniger das Gleiche. Es ist natürlich super schade, dass wir uns nicht in größerer Zahl treffen können. Manchmal treffen sich ein paar von uns nach den Tests, aber das ist zu wenig und nicht ideal.

Ich denke, es ist schwieriger, persönliche Beziehungen zu Leuten aufzubauen, die neu zu Ackee kommen. Aber wir motivieren uns gegenseitig und wir nutzen alle möglichen Online-Tools, so dass wir so viele Online- und Offline-Ackee-Aktionen wie möglich auf die Beine stellen.

Was ist für dich das Tolle an der Arbeit als Projektmanager bei Ackee?

Sicherlich, dass man viele neue Dinge lernt. Auch wenn es vielleicht so aussieht, als wären die Projekte immer gleich, steht auf der anderen Seite immer ein anderer Kunde. Auch der Verlauf des Projekts ist immer anders. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, dass zwei Projektleiter am selben Projekt arbeiten. Damit haben wir bei den großen Projekten wie FlashSport und FlashNews begonnen. 

Wir probieren auch andere Möglichkeiten aus, wie sie zusammenarbeiten und wie sie die Aufgaben und die Art der Arbeit aufteilen können. So kann ein neuer Kollege von denen lernen, die schon viele Projekte hinter sich haben und über viel Erfahrung verfügen. Sei es tiefes Wissen über agile Entwicklung, technologische Aspekte dieser Projekte usw. Es gibt viele Möglichkeiten, und ich denke, dass dies sehr interessant und attraktiv ist.

Als Projektleiter hast du täglich verschiedene Meetings, Statusberichte oder ähnliche Veranstaltungen, aber auch freie Hand bei der Zeiteinteilung. Gibt es auch Zeit für ungestörtes Arbeiten?

Ich habe das nicht wirklich, und ich bin mir auch nicht sicher, ob das der richtige Weg ist. Bei Ackee haben wir am Donnerstag einen Meeting-freien Tag eingeführt, aber trotzdem hatte ich heute schon ein paar Besprechungen und noch einige vor mir. :D 

Das funktioniert bei mir also nicht, aber ich versuche, Aufgaben zu planen, für die ich mehr Zeit brauche und die mehr Konzentration erfordern. Das klappt nicht immer, aber ich versuche, die Termine innerhalb der Woche so zu verteilen, dass ich zwischen den Terminen Zeit habe, mich vorzubereiten. Ich will die aktuellsten Informationen zum Projektstatus haben. Also bereite ich mich nicht Tage im Voraus vor. Gleichzeitig muss ich aber auch damit rechnen, dass jemand anruft, weil ich die Kontaktperson für das Projekt bin und eine gewisse Reaktionszeit einplanen.

Dazu kommen all die E-Mails, die ich zumindest durchsehen muss, um zu entscheiden, ob sie warten können oder nicht. Ich plane also nicht so viele Aufgaben, um Zeit für diese Ad-hoc-Sachen zu haben, die nicht warten können und bei denen ich nicht beeinflussen kann, wann sie eintreffen und welchen Umfang sie haben.

Und die letzte Frage – was machst du, wenn du nicht gerade Projekte leitest?

Meine Antwort darauf war immer, dass ich gerne Sport treibe, aber in letzter Zeit rede ich mehr darüber, als dass ich es tue. Also versuche ich, gar nicht mehr darüber zu reden. :D Trotzdem ist das etwas, das mir sehr viel Spaß macht. Ich mag auch Motorräder und generell Dinge, über die man nicht viel nachdenken muss. Wenn ich Zeit habe, hacke ich gerne Holz. :D
Ich mache in meiner Freizeit vor allem Dinge, die körperlich anstrengend sind und nicht geistig. Und das Motorrad liegt irgendwo in der Mitte, je nachdem, wie man es fährt. :D